Geschäftsprozesse effizienter gestalten

In den meisten Unternehmen sind die IT-Strukturen gewachsen. Lösungen wurden branchen- und aufgabenspezifisch implementiert, so dass Insellösungen mit nur wenigen Schnittstellen entstanden. Wenn Papierdokumente eingescannt oder elektronische Dokumente ausgedruckt werden, sind das sogenannte Medienbrüche. Sie unterbrechen die Geschäftsprozesse. Medienbrüche sind nicht nur Zeit- und Materialfresser, sondern stellen häufig auch Sicherheitslücken dar. So werden Dateien beim Einscannen häufig komprimiert, wodurch Informationen verloren gehen oder verfälscht werden können. Heute wünschen sich Führungskräfte und Mitarbeiter jedoch einen weitgehend automatischen Datenaustausch innerhalb eines Prozesses oder sogar über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Das Schnittstellenmanagement wird zum Problem.

Manchmal treten auch Probleme zu Tage, bei denen die IT nur die Symptome zeigt, während die Ursache im Prozess selber liegt, zum Beispiel in den Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen. Ich illustriere dies am Beispiel von Erstmusterprüfberichten, wie sie Lieferanten in der Automobilindustrie im Zuge der Bemusterung von Neuteilen erstellen müssen. Eine Anfrage erreicht den zuständigen Vertriebsmitarbeiter per Mail. Dieser gibt sie in das ERP-System ein – der erste Medienbruch. Weil der Vertriebsmitarbeiter Prüfergebnisse aus der Qualitätssicherung benötigt, druckt er das Formular aus – der zweite Medienbruch - und geht damit in die Qualitätssicherung. Dort sucht der zuständige Experte die Prüfergebnisse in einer Access-Datenbank – der dritte Medienbruch – und notiert sie auf dem Papier. Der Vertriebsmitarbeiter kehrt mit dem Papier in der Hand zurück an seinen Arbeitsplatz und tippt die Ergebnisse ins ERP ein – der vierte Medienbruch. Er denkt darüber nach, wieviel Zeit er doch sparen könnte, wenn er aus dem SAP heraus direkt auf eine Datenbank zugreifen und die Ergebnisse ohne jeglichen Medienbruch übernehmen könnte. Damit würden auch Übertragungsfehler ausgeschlossen. Bedauerlicherweise konnten sich die Abteilungsleiter nicht über die Zugriffsrechte einigen.

Haben viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Prozesse in einem ERP-System integriert, so kann dieses doch nie ganz perfekt sein. Deshalb sind auch Lösungen im Umfeld wichtig. Dafür werden Apps entwickelt. Wir können dies mit einem Auto vergleichen. Ein Chassis mit Rädern und ein Motor sind in irgendeiner Form funktionsfähig, aber erst das Zusammenspiel ergibt ein Auto. Die Nutzer verlangen Lösungen, die einfach anwendbar sind. Sie sollen möglichst unabhängig von der Plattform sein, auch auf mobilen Endgeräten wie Notebooks, Tablets und Smartphones funktionieren. Sie wünschen eine einheitliche Benutzeroberfläche mit Werkzeugen, die sie in ihrer Arbeit frei auswählen können. Damit dies gelingt, müssen die Geschäftsprozesse mit ihren Schnittstellen über Abteilungsgrenzen hinweg effizient gestaltet und schnittstellenübergreifend in der IT abgebildet werden.



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