Ganz ohne Papier – oder lieber doch nicht?

Im Mai stieß ich auf einen launig geschriebenen Beitrag des Netzwerk-Experten von ChannelPartner Andreas Duthel. Er konnte sich kein komplett papierloses Büro vorstellen, bis ihn ein Werkstudent eines besseren belehrte. Es fing damit an, dass der Werkstudent Michael Angebots- und Vertragsentwürfe in einem digitalen Archiv bereitstellte, die Duthel gleich dort bearbeiten konnte. In Michaels Büro gab es auch keine Berge von Zeitschriften und Ausdrucken. Er hat alles eingescannt und in einem hochsicheren, verschlüsselten Cloud-Archiv abgelegt. Die entsprechenden Apps bieten ihm einen einfachen Zugriff jederzeit und von überall. Mit einer Software erledigt Michael das Einscannen mit minimalem Aufwand. Alles kann jetzt einfach durchsucht werden. Duthel kommt zu dem Schluss, dass papierloses Arbeiten machbar ist, bis auf ein paar Ausfertigungen und Unterschriftsprozesse. Er selbst hat sich jedoch entschlossen, Stift, Papier und Haftnotizen nicht ganz aus seinem Büro zu verbannen. Die Möglichkeit besteht ja.

Das papierlose Büro funktioniert also. Aber wird es auch akzeptiert? Dies untersuchte AAIM Industry Watch in 2014. Wahrscheinlich hat es in den vergangenen zwei Jahren graduelle Änderungen gegeben. Grundsätzlich kann ich den Abschied vom Papier in deutschen Unternehmen jedoch noch nicht wahrnehmen. Hier die wichtigsten Ergebnisse im Überblick: 
• 68 % der 444 internationalen Teilnehmer stimmen zu, dass Geschäfte mit der Geschwindigkeit des Handlings mit Papieren in wenigen Jahren nicht mehr akzeptabel sind.
• Nur 35 % verfolgen bereits Projekte in Richtung papierloses Unternehmen.
• In 44 % der Unternehmen geht der Papierverbrauch jedoch zurück.
• Über die Hälfte der Teilnehmer druckt noch Papierkopien, um diese zu einem Meeting mitzunehmen oder zu unterschreiben.
• 13,5 % der Bürofläche wird für Papierarchive genutzt.
• Das wesentliche Hindernis für die Einführung des papierlosen Unternehmens sind fehlende Initiativen des Managements.

Die Studie untersuchte auch die Treiber für das papierlose Unternehmen:
• Bessere Suchfunktionen und einfacherer Austausch im Kollegenkreis
• Archivierung unveränderter Orgininaldokumente
• 38 % konnten nach Einführung des papierlosen Unternehmens nach 12 Monaten einen Return on Investment realisieren, weitere 60 % innerhalb von 18 Monaten.

Im Durchschnitt verbrauchen wir Deutschen jährlich über 250 kg Papier. Eingerechnet sind dabei Dokumente, Briefe und Kataloge. Das ist schon erstaunlich. Dabei stehen viele technische Möglichkeiten bereit. Es gibt nur eine Ausnahme: Sie fordert die Aufbewahrung von Rechnungen durch Unternehmen. Es geht um diejenigen, die wir in Papierform erhalten. Alles andere, was als Papier hereinkommt, kann eingescannt werden. Vielfach reicht dafür das Smartphone unterstützt durch eine Scann-App aus. Gute Qualität bieten z. B. DocScan oder Scanbot. Digitale Unterschriften sind mit dem Adobe Acrobat Reader oder mit dem Microsoft Office möglich.

Bei K-T Innovation arbeiten wir seit einem guten Jahr fast papierlos und ich denke mit Schrecken an die Papierberge von früher zurück. Mit dem Office 365 können intern mehrere Bearbeiter auf Dokumente zugreifen oder miteinander chatten.  In Yammer ist eine schnelle Kommunikation auch mit Externen möglich. Seminare führen wir immer seltener durch. Stattdessen setzen wir Spreed für Webinare ein und sparen Zeit sowie Geld für Reisen. Die Buchführung wird in DATEV erledigt und Rechnungen können automatisch versendet werden. Selbstverständlich archivieren wir eingegangene Rechnungen im Papierformat so wie sie sind. Für Workshops nutze ich auch weiterhin gern das Flipchart, weil es meiner Erfahrung nach zu mehr Kreativität verleitet. Auf der tools 2016 in Berlin habe ich auch eine interessante Software für effektive Meetings online und vor Ort kennengelernt: SixSteps leitet effizient durch Besprechungen. Dort wurde auch snapADDY vorgestellt, ein Tool, das Visitenkarten einscannt und im Excel-Format ablegt. Darüber hinaus kann es genutzt werden, um das Internet nach neuen Geschäftskontakten zu durchsuchen, die dann auch in die Excel-Datei übernommen werden. Selbstverständlich sind Anbindungen an gängige ERP-Systeme möglich.

Reservieren Sie sich schon einmal den Termin für unser Webinar am 28. Juli ab 18 Uhr: Das papierlose Unternehmen – Nutzen und Grenzen. Hier können Sie sich anmelden: Innovationsseminare.

ak-t

[Bildquelle: Fotolia_113332417]



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