Eine Betriebsanleitung erstellen Wie Redaktionssysteme die Arbeit erleichtern können

Auch die Technische Redaktion steht unter dem wirtschaftlichen Zwang, kontinuierlich effizienter zu werden. Ein Werkzeug, das diesem Ziel dient, ist die Modularisierung. Es ist umso wirkungsvoller, je häufiger verschiedene Dokumente oder Anleitungen dieselben Module, auch als Bausteine bezeichnet, verwenden. Insbesondere im Bereich der Sicherheits- und Warnhinweise ist dies der Fall.

Um den Nutzen einer Modularisierung beurteilen zu können, müssen die Anleitungen zunächst auf Wiederholungen analysiert werden. Ist der Nutzen gegeben, werden gleiche Module in separaten Dateien gespeichert. Dabei stellt man schnell fest, dass die Dateien ganze Kapitel einer Betriebsanleitung umfassen können oder aber auch nur einzelne Sätze. Die Entscheidung, welche Mindestgröße ein Modul haben soll, ist nicht einfach. Je mehr Module vorhanden sind, umso schwieriger wird es, sie zu verwalten. Deshalb legen Redakteure gewöhnlich einzelne Sätze nicht als eigenständige Module, sondern als Varianten von Modulen ab. Praktische Hilfe bietet dabei das „Funktionsdesign “, eine Methode, die von den Professoren Muthig aus Aachen und Schäflein-Armbruster aus Furtwangen entwickelt wurde.

Im nächsten Schritt müssen die Module sinnvoll benannt und übersichtlich abgelegt werden. Interessierte finden eine Möglichkeit für Namen und Ablagestrukturen in „technische kommunikation Nr. 34“, Heft 4/12, S. 55. In diesem Artikel zeigt die Technische Redakteurin Britta Görs, wie eine Modularisierung die Effizienz auch ohne Redaktionssystem steigern kann. Sie weist auch darauf hin, dass sich der Übersetzungsaufwand durch einen höheren Gleichanteil von Texten reduziert.

Soll die Zeit zum Erstellen Technischer Dokumente über die Arbeit mit Modulen hinaus weiter verkürzt werden, kann ein Redaktionssystem helfen, Informationen schneller wiederzufinden und im Team auszutauschen. Ein geeignetes System unterstützt den Redakteur gleichzeitig bei der Einhaltung der Normen und reduziert so das Risiko der Produkthaftung. Wer sich bei vorbereitenden Arbeiten und bei der Auswahl eines Redaktionssystems unter die Arme greifen lassen möchte, sei auf den Leitfaden des VDMA verwiesen, der auch eine vorbereitete Entscheidungsmatrix enthält.

ak-t



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