Die Betriebsanleitung – notwendiges Übel oder Teil des Produkts?

Jeder kennt Beispiele für miserable Bedienungsanleitungen aus dem Alltag. Kommt man im privaten Bereich gewöhnlich durch Ausprobieren zum Ziel, so stellt sich die Situation bei einer komplexen Maschine ganz anders dar. Vielleicht blinkt eine Warnlampe und die entsprechenden Anweisungen sind erst nach langem Suchen in der Betriebsanleitung zu finden, weil sie unübersichtlich aufgebaut ist. Es kommt auch vor, dass Handbücher erst Wochen später als die Maschine ausgeliefert werden, wobei der Nachschlagebedarf gerade während und nach der Inbetriebnahme am größten ist. Mögen sie auch nur Beiwerk zu einer hochmodernen Maschine sein, so ist der Kunde dennoch verärgert.

Es kann noch schlimmer kommen. Beim Transport vom LKW in die Fabrikhalle wird die neue Maschine an Lastösen befestigt, um mit einem Kran transportiert zu werden. Sind es die falschen Ösen, weil sie nur für kleinere Gewichte ausgelegt sind, können sie brechen. Für Folgeschäden, egal ob an der Maschine oder an Menschen, tritt der Lieferant in die Produkthaftung, wenn keine Transportanweisung vorhanden war. Obwohl die Wirkungen von Kundenzufriedenheit und Produkthaftung in den Unternehmen bekannt sind, wird die Technische Dokumentation, die den Transport, die Montage, die Bedienung, die Lagerung, das Recycling und Ersatzteilebeinhalten muss, häufig als lästige Pflicht empfunden. Vielerorts soll sie von den Entwicklungsingenieuren nebenbei erledigt werden. Die Entwickler sind Menschen, die gern kreativ entwerfen und konstruieren. Das Schreiben Technischer Dokumente passt in der Regel nicht in ihre Arbeitspräferenzen.

Anders ist es bei einem Technischen Redakteur, der über technisches Basiswissen verfügt, aber nicht unbedingt Neues erfinden, sondern die neuartigen Produkte beschreiben will, um den Leser an die Hand zu nehmen, die Einhaltung von Normen und Gesetzen zu gewährleisten. Deshalb sollten Unternehmen, in denen der Technischen Dokumentation die entsprechende Bedeutung zukommt, darüber nachdenken, einen Technischen Redakteur einzustellen. Kleineren Firmen bieten Dienstleistern Unterstützung an.

Ein erfahrener Technischer Redakteur kennt die Regeln, nach denen die Technische Dokumentation erstellt wird. Im Maschinen- und Anlagenbau werden sie in Deutschland von der Maschinenrichtlinie vorgegeben. Die Dokumente müssen den gesamten Lebenszyklus umfassen, von der Auslieferung bis zur Verschrottung. Sie sollen allen Sicherheitsaspekten Rechnung tragen, technische Informationen und solche zur Wartung inklusive Ersatzteilbestellung und Störung beinhalten. Übersichtlich strukturiert führen sie den Leser schnell an die Stelle im Dokument, die er sucht. Deshalb wiedersprechen auch zu langwierige Ausführungen dem Zweck eines Handbuches. Sie versperren den Blick auf das Wesentliche. Grafiken können lange Textpassagen überflüssig machen. Die vielfältigen Anforderungen werden von einer Technischen Redaktion für das eigene Unternehmen konkretisiert und in einem Redaktionsleitfaden zusammengefasst, der auch eine abgestimmte Terminologieliste enthält, um einen gleichen Standard für alle Technischen Dokumente zu gewährleisten.

Die besten Dokumente werden jährlich vom deutschen Fachverband für Technische Kommunikation und Informationsentwicklung, der tekom, prämiert. Interessierte Leser können auf der Website der tecom Beispiele prämierter Dokumentationen studieren.

Die Erstellung und Pflege von Handbüchern kann recht aufwändig sein und muss für das Unternehmen trotzdem unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten erfolgen. Prozesse und EDV-Systeme, welche die Erstellung erleichtern können, wird Ihnen der Newsletter Innovation Nr. 27 vorstellen.

ak-t



Zurück